Equipe Design-Build alcança o primeiro data center em Michigan

“Ao projetar este projeto, enfrentamos muitos desafios além do planejamento para a certificação Tier III”, observou a gerente sênior de projetos da Granger, Joanne Kulbacki.

Vários tomadores de decisão: Como um data center corporativo para um cliente da Fortune 500 internacional, este projeto incluiu várias partes interessadas cujos interesses precisávamos coordenar. O Proprietário tinha muitas pessoas envolvidas na aprovação de cada decisão, incluindo líderes de seu grupo de TI, projeto de instalações, engenharia, segurança e divisões de gestão de risco.

Cronograma agressivo: As metas do Proprietário para o cronograma de projeto eram muito ambiciosas. A solicitação de proposta (Request for Proposal, RFP) pediu uma abordagem de projeto-construção com base em critérios limitados e não incluiu desenhos. O Proprietário também propôs um cronograma de projeto de 12 semanas e nos pediu para desenvolver uma estratégia operacional para concluir o projeto de acordo com os critérios de RFP limitados.

Novos padrões: Normalmente, os projetos de projeto-construção são projetados com base nos requisitos do projeto descritos na RFP, com pouca contribuição adicional do proprietário. No entanto, esse projeto foi o primeiro data center do proprietário e eles queriam garantir que ele fosse projetado e construído de acordo com os mais recentes padrões do setor. Eles também queriam maximizar a flexibilidade para futuras inovações em tecnologia da informação, permitindo que usassem esse design como um modelo para futuros data centers. Para isso, nossa equipe precisava ajudar o Proprietário a estabelecer padrões e especificações de projeto para uma categoria de construção completamente desconhecida. No final, nós os orientamos com sucesso em 39 decisões críticas de design.

Uma das decisões de projeto mais críticas foi o sistema de fonte de alimentação ininterrupta (UPS). Isso não apenas influenciou o layout e o tamanho da instalação, mas também permitiu que o equipamento UPS fosse comprado durante a fase de projeto, o que ajudou a reduzir o cronograma de construção.

“Projetar um data center corporativo em apenas 12 semanas é uma tarefa quase impossível”, continuou Kulbacki. “Mas o maior motivo pelo qual nossa equipe foi bem-sucedida foi nossa estratégia operacional e agilidade.”

Lote de três semanas: Para começar, organizamos todas as decisões críticas de projeto em uma série de lotes de fluxo de trabalho que passaram por um processo de decisão de três semanas. Na primeira semana, introduzimos um novo item ao Proprietário que precisava de uma decisão e, juntos, discutimos várias opções ou soluções a serem apresentadas em detalhes na semana seguinte. Na segunda semana, apresentamos uma análise detalhada dessas opções, incluindo o custo. Semana três, respondemos a qualquer uma das perguntas pendentes do proprietário. Em seguida, o proprietário decidiu sobre uma opção ou solução. A cada semana, a equipe iniciou um novo lote de decisões durante o ciclo e, na semana três de cada ciclo, finalizamos as decisões de projeto.

“A capacidade dos parceiros da equipe de projeto de recuar com uma mente aberta e analisar objetivamente as necessidades do data center do proprietário à medida que novos conceitos estavam sendo avaliados, pesando a funcionalidade, orçamentando e validando metas de longo prazo, foi fundamental para alcançar um projeto bem-sucedido”, acrescentou o membro da equipe da Motor City Electric, Ray Fortier.

O sistema UPS foi um dos primeiros itens que apresentamos. Na primeira semana, trabalhamos com o Proprietário para estabelecer várias opções de nobreaks, incluindo nobreaks estáticos baseados em transformadores, nobreaks estáticos sem transformadores, nobreaks rotativos e várias opções de energia armazenada, incluindo baterias de chumbo-ácido ventiladas (VLA), baterias de chumbo-ácido reguladas por válvula (VRLA) e volantes. Apresentamos nossa análise na segunda semana, e o proprietário tomou uma decisão na terceira semana. O processo de lote de três semanas permitiu que o Proprietário tomasse uma decisão informada sobre um tópico muito complexo em um tempo relativamente curto, permitindo-nos comprar o equipamento UPS no início da fase de projeto.

Fluxo semanal da reunião: Ao longo de cada ciclo de três semanas, também usamos um fluxo de reunião semanal eficaz. Todas as terças-feiras, nossa equipe de design se reunia com o proprietário para:

• Revisar o orçamento
• Medir nosso progresso no processo de projeto
• Apresentar as opções de projeto descritas no plano de lote de três semanas
• Tomar decisões críticas necessárias naquela semana

Realizamos uma pesquisa plus/delta no final de cada reunião para garantir que estávamos agregando valor a cada semana. Nas quartas-feiras, nossa equipe de 25 profissionais (engenheiros e parceiros comerciais) definiu a agenda para a reunião de terça-feira seguinte com base no plano de 12 semanas e em qualquer feedback do proprietário. Em seguida, realizamos sessões de discussão específicas da disciplina de acordo com a agenda, onde desenvolvemos soluções/opções que incluíram análise de custo, cronograma e custo de propriedade. No restante da semana (quinta a segunda-feira), usamos reuniões curtas com duração de 15 a 60 minutos para terminar de preparar as apresentações para as reuniões de proprietários de terça-feira.

“Essas reuniões de equipe de projeto multidisciplinares e de ciclo rápido eliminaram uma mentalidade de fim de fase e permitiram a análise da capacidade de construção lado a lado com as decisões de projeto”, declarou o gerente de projeto da IDS, David Giroux, AIA. Esse padrão semanal também manteve a equipe focada e coordenada, ao mesmo tempo em que definiu um precedente no início do projeto para uma tomada de decisão rápida e eficiente.

Participação principal: “Um dos maiores fatores para o sucesso com nosso fluxo de trabalho de projeto foi ter as pessoas certas na sala quando precisávamos delas, bem como a excelente coordenação e química entre o proprietário, gerente de construção, equipe de projeto e parceiros comerciais”, acrescentou o engenheiro elétrico da IDS, Justin Kiriazis, PE. Nossa equipe de design tinha especialistas da Motor City Electric, Conti Corporation e outros parceiros comerciais e fornecedores para enfrentar desafios específicos na preparação para as reuniões de proprietários de terça-feira. Isso significava que poderíamos ter discussões contínuas sobre a capacidade de construção durante toda a fase de projeto, juntamente com o acesso a informações de custo contínuas e precisas com base nas opções de projeto propostas.

Por exemplo, o diretor mecânico da Conti Corporation, Vic Calleja e Sr. O estimador mecânico Jon Tkac observou que foi especialmente eficaz poder trabalhar com a equipe precocemente para obter feedback valioso sobre os requisitos do sistema mecânico.

“Depois de identificar as necessidades mecânicas do Proprietário, como a capacidade de megawatts necessária, nós combinamos um sistema mecânico para obter o resfriamento adequado necessário, juntamente com redundância no caso de qualquer tipo de falha catastrófica, para garantir que o equipamento operará sem pular uma batida. Trabalhando com nossos parceiros de equipe, conseguimos realizar essa tarefa monumental e criamos nosso projeto mecânico final que alcançou os requisitos de certificação Tier III do Uptime Institute.”

Ter as pessoas certas na sala no momento certo contribuiu muito para a análise eficaz e precisa das opções de projeto apresentadas, decisões rápidas do proprietário e tempo de inatividade zero durante a fase de projeto. A estreita coordenação entre nossa equipe de projeto e parceiros comerciais e as decisões rápidas do Proprietário nos permitiram comprar equipamentos e iniciar os esforços de construção durante a fase de projeto, ajudando-nos a cumprir o cronograma de construção apertado. Ao definir uma agenda detalhada para as reuniões semanais do Proprietário, o Proprietário teve uma grande participação de seus especialistas no assunto e tomadores de decisão durante todo o processo; ter os representantes certos do Proprietário na sala, semana após semana, foi fundamental para alcançar uma rápida recuperação em decisões complexas.

“Outro chave para o sucesso da nossa equipe foi a utilização de várias ferramentas de comunicação visual, afirmou Kulbacki. Com tantos tomadores de decisão e partes interessadas envolvidas, precisávamos garantir que até mesmo os detalhes técnicos mais especializados fossem comunicados de uma maneira que todos pudessem entender. Para isso, usamos diagramas/fotos simples para cobrir uma variedade de tópicos e garantir a compreensão igualitária entre todos os participantes do Proprietário, independentemente da área de especialização.

“Nossa equipe está orgulhosa do que realizamos com este projeto desafiador de design e construção”, observa Kulbacki. “Mas uma grande conclusão que aprendemos e enfatizaríamos para as futuras equipes de projeto é planejar amplas contingências para quando as coisas mudarem.”

Dissipe o equívoco de que não há espaço para mudar de ideia ou alterar decisões/projetos com uma abordagem de projeto e construção. As coisas mudam em cada projeto, e a melhor prática é criar um plano de contingência para absorver essas mudanças. É vital estabelecer metas claras e os principais tomadores de decisão no início do período de projeto. No entanto, você precisa revisitar e recalibrar essas metas e esclarecimentos de função à medida que o projeto e a construção do data center progridem. Assim como qualquer coisa em tecnologia, o que é ótimo hoje pode ser ultrapassado amanhã!

Comece na reunião inicial do projeto explicando por que é importante definir claramente as funções/responsabilidades individuais e designar os tomadores de decisão finais.

O proprietário pode não saber exatamente o que quer no início do projeto, ou pode haver lacunas de informações na RFP, então você precisa esclarecer essas coisas no início do processo de design para que todos estejam na mesma página daqui para frente.

Isso é especialmente verdadeiro para qualquer pessoa que se esforça para obter a Tier Tier Certification do Uptime Institute. Primeiro, você deve chegar a um acordo com o proprietário e toda a equipe sobre quais elementos de certificação buscar, depois determinar se há um desejo e disponibilidade de orçamento para aprimorar qualquer um dos sistemas para um nível de Tier mais alto para confiabilidade adicional.

“Nossa abordagem de design-construção, fluxo de trabalho e sinergia de equipe nos permitiram adotar um cronograma de design agressivo e obter não apenas a Certificação Tier III para design, mas também para construção”, disse Kulbacki.

“O processo de Certificação Uptime Tier foi inestimável para o sucesso do nosso projeto”, observa Kiriazis. “O consultor sênior Scott Good foi além para ajudar nossa equipe de projeto a navegar pelos Tier Standards durante o projeto e a construção da instalação. Sua experiência garantiu que as expectativas do cliente para uma instalação Tier III de alta qualidade fossem atendidas.

“Foi uma honra fazer parte de um feito monumental único”, acrescentou Calleja e Tkac.

A equipe manteve a diversão, a camaradagem, o engajamento e a empolgação durante todo o projeto. Isso, além da atitude e do compromisso de todos em garantir a experiência e as respostas, foram fundamentais para o sucesso. Também tivemos um ótimo processo de integração à medida que o projeto progrediu, permitindo-nos manter o foco no design à medida que o tamanho da equipe crescia.

Embora agressivos, há muitos aspectos desse processo de projeto que incentivamos outras equipes de projeto a implementar em seu projeto. Já os implementamos em uma instalação irmã para o mesmo cliente Fortune 500.

Temos a honra de ser a primeira equipe em Michigan a usar o Design-Build com essa estratégia operacional e obter essas duas certificações e nos juntar ao grupo de mais de 60 data centers nos EUA que receberam a Tier III Certification for Design Documents (TCDD) do Uptime Institute e a Tier Certification of Constructed Facility (TCCF) para data centers concluídos.